Privacyverklaring / Privacy Statement
Con Cura Counselling
Nederlands | English
Nederlands
Privacyverklaring Con Cura Counselling
Con Cura Counselling hecht veel waarde aan jouw privacy en aan de vertrouwelijkheid van de informatie die je met mij deelt. Persoonsgegevens worden zorgvuldig verwerkt in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke wet- en regelgeving.
In deze privacyverklaring lees je welke persoonsgegevens Con Cura Counselling verwerkt, waarom dit gebeurt, hoe jouw gegevens worden beschermd en welke rechten je hebt.
1. Wie is verantwoordelijk voor jouw persoonsgegevens?
Con Cura Counselling is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens binnen de praktijk.
Con Cura Counselling
Registercounsellor ABvC®
Praktijkadres: Wethouder van Caldenborghlaan 43 B, 6226 BS Maastricht
KvK: 97154857
BTW: NL005253122B66
E-mail: info@concuracounseling.nl
Telefoon: +31 6 34039419
Website: www.concuracounseling.nl
2. Welke persoonsgegevens verwerk ik?
Afhankelijk van jouw contact met de praktijk en de dienstverlening kan Con Cura Counselling onder andere de volgende persoonsgegevens verwerken:
- naam en contactgegevens;
- adresgegevens;
- geboortedatum, indien noodzakelijk;
- afspraak- en administratieve gegevens;
- intakegegevens en hulpvraag;
- relevante persoonlijke omstandigheden;
- gegevens over het counsellingtraject;
- sessieverslagen, voortgang en evaluaties;
- relevante correspondentie;
- factuur- en betalingsgegevens;
- gegeven toestemmingen;
- gegevens over verwijzers of andere betrokken professionals, indien van toepassing.
Tijdens counselling kan ook informatie worden verwerkt over jouw lichamelijke of psychische gezondheid en jouw persoonlijke, emotionele of sociale situatie. Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens en worden daarom met extra zorg behandeld.
Ik verwerk niet meer persoonsgegevens dan redelijkerwijs noodzakelijk is voor het betreffende doel.
3. Waarom verwerk ik persoonsgegevens?
Persoonsgegevens worden onder andere verwerkt om vragen en contactverzoeken te beantwoorden, afspraken te plannen en beheren, intake en counselling uit te voeren, een zorgvuldig cliëntendossier bij te houden, met jou te communiceren, de voortgang en kwaliteit van counselling te evalueren, facturen en betalingen te verwerken en te voldoen aan wettelijke en professionele verplichtingen.
Gegevens kunnen daarnaast worden verwerkt wanneer dit noodzakelijk is voor het zorgvuldig behandelen van klachten, incidenten of privacy-incidenten en voor het bewaken van de kwaliteit en veiligheid van mijn dienstverlening.
Persoonsgegevens worden verwerkt op basis van de grondslagen die volgens de AVG en andere toepasselijke wetgeving voor de betreffende verwerking gelden, waaronder de uitvoering van de overeenkomst, wettelijke verplichtingen en, waar van toepassing, toestemming of een gerechtvaardigd belang.
Voor gezondheidsgegevens en andere bijzondere persoonsgegevens geldt daarnaast een toepasselijke wettelijke uitzondering op het verbod om bijzondere persoonsgegevens te verwerken.
4. Vertrouwelijkheid en beroepsgeheim
Alles wat tijdens counselling wordt besproken, wordt in beginsel vertrouwelijk behandeld.
Als Registercounsellor ABvC® ben ik gebonden aan professionele geheimhouding en aan de professionele standaarden die voor mijn beroepsuitoefening gelden.
Informatie uit het counsellingtraject wordt in beginsel niet zonder jouw toestemming met derden gedeeld, tenzij daarvoor een wettelijke verplichting of andere rechtsgeldige uitzondering bestaat.
Wanneer overleg of informatie-uitwisseling met bijvoorbeeld een huisarts, verwijzer of andere zorgverlener wenselijk is, wordt hiervoor waar nodig vooraf jouw toestemming gevraagd.
Als professional ben ik gehouden aan de Meldcode Huiselijk Geweld en Kindermishandeling. Bij signalen of vermoedens van huiselijk geweld of kindermishandeling handel ik volgens de stappen van de meldcode en de voor mijn beroepsuitoefening geldende professionele richtlijnen. Indien noodzakelijk kan dit betekenen dat ik overleg voer of informatie deel met bevoegde instanties, met inachtneming van mijn beroepsgeheim en de toepasselijke wet- en regelgeving.
5. Cliëntdossier
Voor een zorgvuldige en professionele dienstverlening houd ik een cliëntdossier bij. Hierin wordt alleen informatie opgenomen die relevant en noodzakelijk is voor de counselling, continuïteit, evaluatie en professionele verantwoording.
Digitale cliëntdossiers worden bijgehouden in MijnDiAd.
Het cliëntdossier kan onder andere intakegegevens, de hulpvraag, relevante persoonlijke en gezondheidsgegevens, afspraken, sessieverslagen, voortgang, evaluaties, correspondentie en gegeven toestemmingen bevatten.
Cliëntdossiers worden overeenkomstig de voor mijn beroepsuitoefening geldende bewaartermijn in beginsel minimaal 20 jaar bewaard.
Wanneer je verzoekt om vernietiging van (een deel van) jouw dossier, wordt beoordeeld of en in hoeverre dit verzoek op grond van de toepasselijke wet- en regelgeving kan worden uitgevoerd.
6. Online counselling
Online counselling vindt plaats via de beveiligde videobelomgeving van MijnDiAd.
Tijdens een online sessie worden live beeld en geluid verwerkt om het gesprek mogelijk te maken. Con Cura Counselling maakt standaard geen audio- of video-opnames van counsellinggesprekken.
Informatie die tijdens een online sessie relevant is voor het cliëntendossier kan op dezelfde wijze worden vastgelegd als bij een gesprek in de praktijk.
7. E-mail en communicatie
Voor zakelijke communicatie gebruikt Con Cura Counselling info@concuracounseling.nl. De zakelijke e-mailomgeving wordt geleverd via Mijndomein/Soverin.
E-mails worden niet langer bewaard dan noodzakelijk. Wanneer relevante correspondentie onderdeel vormt van het cliëntendossier, kan deze overeenkomstig de voor het dossier geldende bewaartermijn worden bewaard.
Gewone e-mail is niet bedoeld voor het onnodig versturen van uitgebreide of zeer gevoelige gezondheidsinformatie. Waar mogelijk wordt gevoelige informatie via een passende beveiligde omgeving uitgewisseld.
8. Facturatie en betalingen
Voor facturatie en financiële administratie worden alleen persoonsgegevens verwerkt die hiervoor noodzakelijk zijn.
Facturatie en financiële administratie worden via MijnDiAd uitgevoerd. Voor online betalingen kan gebruik worden gemaakt van Mollie. Wanneer een betaling rechtstreeks via Mollie wordt uitgevoerd, bewaart Con Cura Counselling niet zelf de volledige bank- of betaalkaartgegevens.
Financiële gegevens worden bewaard gedurende de toepasselijke wettelijke fiscale bewaartermijn.
Voor de facturatie van counselling kan een zorgnota/factuur worden opgesteld met de gegevens die noodzakelijk zijn voor de financiële administratie en, waar van toepassing, voor het indienen van de nota bij een zorgverzekeraar. Op de zorgnota worden uitsluitend de persoonsgegevens en gegevens over de geleverde zorg vermeld die hiervoor noodzakelijk zijn. Er wordt geen inhoudelijke informatie uit counsellinggesprekken op de zorgnota vermeld.
De cliënt bepaalt zelf of een zorgnota bij een zorgverzekeraar wordt ingediend, tenzij hierover vooraf andere afspraken zijn gemaakt.
9. Delen van persoonsgegevens met derden
Persoonsgegevens worden alleen met andere partijen gedeeld wanneer dit noodzakelijk is voor de dienstverlening, wanneer hiervoor toestemming is gegeven, wanneer dit wettelijk verplicht is of wanneer hiervoor een andere geldige grondslag bestaat.
Con Cura Counselling maakt onder andere gebruik van externe dienstverleners voor cliëntdossiers, afspraken, videobellen, facturatie, betalingsverwerking, zakelijke e-mail, website en hosting.
Met partijen die namens Con Cura Counselling persoonsgegevens verwerken, worden waar nodig passende afspraken gemaakt over privacy, vertrouwelijkheid en beveiliging.
Bij klachten of geschillen kunnen noodzakelijke persoonsgegevens, voor zover toegestaan, worden gedeeld met bijvoorbeeld de klachtenfunctionaris, bevoegde geschilleninstantie, juridisch adviseur, verzekeraar of andere bevoegde instantie.
Persoonsgegevens worden niet verkocht aan derden.
10. Counselling via een werkgever of andere opdrachtgever
Wanneer counselling wordt betaald door een werkgever of andere externe opdrachtgever, blijft de inhoud van de counsellinggesprekken vertrouwelijk.
Inhoudelijke informatie over het counsellingtraject wordt niet zonder jouw toestemming met de werkgever of opdrachtgever gedeeld, tenzij hiervoor een wettelijke verplichting of andere rechtsgeldige grond bestaat.
Vooraf wordt waar nodig afgesproken welke beperkte administratieve informatie noodzakelijk is voor de uitvoering en facturatie van de opdracht.
11. Website en cookies
De website van Con Cura Counselling maakt gebruik van noodzakelijke/functionele cookies en analytische cookies.
Noodzakelijke cookies zijn nodig voor het correct functioneren van de website. Analytische cookies worden gebruikt om inzicht te krijgen in het gebruik van de website en om de werking ervan te verbeteren.
Niet-noodzakelijke analytische cookies worden pas geactiveerd nadat de bezoeker hiervoor toestemming heeft gegeven.
Con Cura Counselling maakt gebruik van Termly voor het beheren van cookievoorkeuren en toestemming. Via de cookie-instellingen kunnen bezoekers hun voorkeuren aangeven en deze later wijzigen.
Een actueel overzicht van de gebruikte cookies, hun doel en bewaartermijn is beschikbaar via het cookiebeleid op de website.
12. Beveiliging van persoonsgegevens
Con Cura Counselling neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongeoorloofde wijziging en andere onrechtmatige verwerking.
Daarbij wordt onder andere gebruikgemaakt van persoonlijke accounts en sterke wachtwoorden, tweestapsverificatie waar beschikbaar, beperkte toegangsrechten, beveiligde apparatuur, automatische schermvergrendeling, actuele software en beveiligingsupdates, beveiligde internetverbindingen en passende back-upmaatregelen.
Toegang tot persoonsgegevens wordt beperkt tot wat noodzakelijk is voor de praktijkvoering en dienstverlening.
13. Bewaartermijnen
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk of wettelijk vereist.
In hoofdlijnen gelden de volgende uitgangspunten:
- cliëntdossier en sessieverslagen: in beginsel minimaal 20 jaar;
- facturen en financiële administratie: gedurende de toepasselijke wettelijke fiscale bewaartermijn;
- e-mail: niet langer dan noodzakelijk, tenzij relevante correspondentie onderdeel vormt van het cliëntdossier;
- contactverzoeken: niet langer dan noodzakelijk voor de afhandeling ervan;
- afspraakgegevens: niet langer dan noodzakelijk, tenzij deze onderdeel vormen van het cliëntdossier;
- audio- en video-opnames: counsellinggesprekken worden standaard niet opgenomen.
14. Jouw privacyrechten
Je hebt, voor zover wettelijk van toepassing, verschillende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens. Je kunt onder andere verzoeken om inzage, correctie, aanvulling, verwijdering of beperking van de verwerking van jouw persoonsgegevens.
Je kunt daarnaast bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen, om overdracht van gegevens verzoeken wanneer het recht op gegevensoverdraagbaarheid van toepassing is en toestemming intrekken wanneer een verwerking op toestemming is gebaseerd.
Voor gegevens in het cliëntdossier kunnen aanvullende regels en wettelijke uitzonderingen gelden.
Een verzoek kun je indienen via info@concuracounseling.nl. Om jouw privacy te beschermen kan ik vragen om voldoende informatie om jouw identiteit te controleren.
15. Vragen of klachten over privacy
Heb je vragen of zorgen over de manier waarop Con Cura Counselling met jouw persoonsgegevens omgaat? Neem dan bij voorkeur eerst contact met mij op via info@concuracounseling.nl, zodat we dit kunnen bespreken.
Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op de privacywetgeving.
16. Datalekken
Wanneer zich een beveiligings- of privacy-incident voordoet, beoordeelt Con Cura Counselling de mogelijke gevolgen en wordt vastgesteld of het incident volgens de AVG moet worden gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens en/of aan de betrokken personen.
Incidenten en eventuele maatregelen worden waar nodig geregistreerd en geëvalueerd.
17. Wijzigingen
Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer wetgeving, professionele richtlijnen, gebruikte systemen of de dienstverlening van Con Cura Counselling veranderen.
De meest actuele versie wordt gepubliceerd op de website van Con Cura Counselling.
English
Privacy Statement – Con Cura Counselling
Con Cura Counselling attaches great importance to your privacy and to the confidentiality of the information you share with me. Personal data are processed carefully and in accordance with the General Data Protection Regulation (GDPR) and other applicable laws and regulations.
This Privacy Statement explains which personal data Con Cura Counselling processes, why these data are processed, how they are protected, and what rights you have.
1. Who is responsible for your personal data?
Con Cura Counselling is responsible for the processing of personal data within the practice.
Con Cura Counselling
Registercounsellor ABvC®
Practice address: Wethouder van Caldenborghlaan 43 B, 6226 BS Maastricht, the Netherlands
Chamber of Commerce (KvK): 97154857
VAT: NL005253122B66
Email: info@concuracounseling.nl
Telephone: +31 6 34039419
Website: www.concuracounseling.nl
2. What personal data do I process?
Depending on your contact with the practice and the services provided, Con Cura Counselling may process, among other things:
- your name and contact details;
- address details;
- date of birth, where necessary;
- appointment and administrative information;
- intake information and reason for seeking counselling;
- relevant personal circumstances;
- information relating to the counselling process;
- session notes, progress and evaluations;
- relevant correspondence;
- invoicing and payment information;
- consent provided by you;
- information concerning referrers or other professionals involved, where applicable.
During counselling, information concerning your physical or mental health and your personal, emotional or social circumstances may also be processed. Health data are special-category personal data and are therefore handled with particular care.
I do not process more personal data than is reasonably necessary for the relevant purpose.
3. Why do I process personal data?
Personal data are processed, among other purposes, to respond to enquiries, schedule and manage appointments, conduct intake and counselling, maintain an appropriate client record, communicate with you, evaluate the progress and quality of counselling, process invoices and payments, and comply with legal and professional obligations.
Data may also be processed where necessary to handle complaints, incidents or privacy incidents appropriately and to safeguard the quality and safety of my services.
Personal data are processed on the legal bases applicable to the particular processing activity under the GDPR and other applicable legislation, including performance of a contract, compliance with legal obligations and, where applicable, consent or legitimate interests.
For health data and other special-category personal data, an applicable legal exception to the prohibition on processing special-category data is also required.
4. Confidentiality and professional secrecy
Information discussed during counselling is, in principle, treated as confidential.
As a Registercounsellor ABvC®, I am bound by professional confidentiality and by the professional standards applicable to my practice.
Information relating to counselling will, in principle, not be shared with third parties without your permission unless there is a legal obligation or another legally valid exception.
Where consultation or information exchange with, for example, a general practitioner, referrer or other healthcare professional is appropriate, your prior consent will be obtained where required.
As a professional, I work in accordance with the Dutch Meldcode Huiselijk Geweld en Kindermishandeling (Domestic Violence and Child Abuse Reporting Code). If there are signs or concerns regarding domestic violence or child abuse, I follow the steps of the reporting code and the professional guidelines applicable to my practice. Where necessary, this may involve consultation with or disclosure of information to the appropriate authorities, while observing professional confidentiality and applicable laws and regulations.
5. Client records
I maintain a client record in order to provide careful and professional services. Only information that is relevant and necessary for counselling, continuity, evaluation and professional accountability is included.
Digital client records are maintained using MijnDiAd.
A client record may include intake information, your reason for seeking counselling, relevant personal and health information, appointments, session notes, progress, evaluations, correspondence and recorded consent.
Client records are, in principle, retained for at least 20 years in accordance with the retention requirements applicable to my professional practice.
If you request the destruction of all or part of your record, I will assess whether and to what extent your request can be fulfilled under the applicable laws and regulations.
6. Online counselling
Online counselling takes place through the secure MijnDiAd video environment.
During an online session, live video and audio are processed in order to enable the conversation. Con Cura Counselling does not routinely make audio or video recordings of counselling sessions.
Information relevant to the client record may be documented in the same way as during an in-person session.
7. Email and communication
Con Cura Counselling uses info@concuracounseling.nl for business communications. Business email services are provided through Mijndomein/Soverin.
Emails are not retained longer than necessary. Where relevant correspondence forms part of the client record, it may be retained in accordance with the retention period applicable to that record.
Ordinary email is not intended for unnecessarily sending extensive or highly sensitive health information. Where possible, sensitive information is exchanged through an appropriately secure environment.
8. Invoicing and payments
Only personal data necessary for invoicing and financial administration are processed for these purposes.
Invoicing and financial administration are carried out using MijnDiAd. Mollie may be used to process online payments. When a payment is processed directly through Mollie, Con Cura Counselling does not itself store your complete bank or payment-card details.
Financial records are retained for the applicable statutory tax retention period.
For billing purposes, Con Cura Counseling may issue a care invoice containing the information necessary for financial administration and, where applicable, for submission to a health insurer. Only the personal information and information about the service provided that is necessary for these purposes is included on the invoice. No substantive information from counselling sessions is included on the care invoice.
The client decides whether to submit a care invoice to a health insurer, unless other arrangements have been agreed in advance.
9. Sharing personal data with third parties
Personal data are shared with other parties only where this is necessary for the provision of services, you have given permission, there is a legal obligation to do so, or another valid legal basis applies.
Con Cura Counselling uses external service providers for, among other things, client records, appointments, video counselling, invoicing, payment processing, business email, website services and hosting.
Where required, appropriate arrangements concerning privacy, confidentiality and security are made with parties that process personal data on behalf of Con Cura Counselling.
In the event of a complaint or dispute, necessary personal data may, where permitted, be shared with, for example, the complaints officer, competent dispute-resolution body, legal adviser, insurer or other authorised body.
Personal data are not sold to third parties.
10. Counselling funded by an employer or other organisation
Where counselling is paid for by an employer or another external organisation, the content of counselling sessions remains confidential.
Information about the content of the counselling process is not shared with the employer or commissioning organisation without your permission unless there is a legal obligation or another valid legal basis for doing so.
Where necessary, it will be agreed in advance which limited administrative information is required for the performance and invoicing of the assignment.
11. Website and cookies
The Con Cura Counselling website uses necessary/functional cookies and analytical cookies.
Necessary cookies are required for the website to function correctly. Analytical cookies are used to gain insight into how the website is used and to improve its operation.
Non-essential analytical cookies are activated only after the visitor has provided consent.
Con Cura Counselling uses Termly to manage cookie preferences and consent. Visitors can use the cookie settings to indicate their preferences and subsequently change them.
An up-to-date overview of the cookies used, their purposes and retention periods is available in the Cookie Policy on the website.
12. Security of personal data
Con Cura Counselling takes appropriate technical and organisational measures to protect personal data against loss, unauthorised access, unauthorised alteration and other unlawful processing.
Measures include personal user accounts and strong passwords, two-factor authentication where available, restricted access rights, secured devices, automatic screen locking, up-to-date software and security updates, secure internet connections and appropriate backup measures.
Access to personal data is limited to what is necessary for the operation of the practice and provision of services.
13. Retention periods
Personal data are not retained longer than necessary or legally required.
As a general rule:
- client records and session notes: in principle, at least 20 years;
- invoices and financial administration: for the applicable statutory tax retention period;
- email: no longer than necessary, unless relevant correspondence forms part of the client record;
- contact enquiries: no longer than necessary to deal with the enquiry;
- appointment information: no longer than necessary, unless it forms part of the client record;
- audio and video recordings: counselling sessions are not routinely recorded.
14. Your privacy rights
To the extent provided by applicable law, you have various rights regarding your personal data. These may include the right to request access to your data, correction of inaccurate data, completion of incomplete data, erasure, or restriction of processing.
You may also have the right to object to certain processing, request data portability where applicable, and withdraw consent where processing is based on consent.
Additional rules and statutory exceptions may apply to information contained in your client record.
You can submit a request by contacting info@concuracounseling.nl. In order to protect your privacy, I may ask for sufficient information to verify your identity.
15. Privacy questions or complaints
If you have questions or concerns about how Con Cura Counselling handles your personal data, please contact me first at info@concuracounseling.nl so that we can discuss the matter.
You also have the right to lodge a complaint with the Autoriteit Persoonsgegevens (Dutch Data Protection Authority).
16. Personal data breaches
If a security or privacy incident occurs, Con Cura Counselling assesses the potential consequences and determines whether the incident must be reported to the Autoriteit Persoonsgegevens and/or the individuals concerned in accordance with the GDPR.
Incidents and any measures taken are documented and evaluated where necessary.
17. Changes to this Privacy Statement
This Privacy Statement may be amended when legislation, professional standards, the systems used by the practice or Con Cura Counselling's services change.
The most recent version will be published on the Con Cura Counselling website.
